Cartas de presentación o de interés

Introducción

Una carta de presentación o de interés es su oportunidad para dirigir la atención del posible empleador hacia quién es usted y por qué es la persona indicada para el puesto. La carta puede acompañar directamente al curriculum vitae o puede enviarse después de una reunión o conversación sostenida cuando usted entregó personalmente el curriculum vitae. Una carta de presentación puede ser más poderosa que un curriculum vitae si está bien escrita y dirigida. Es una buena estrategia, si a usted le piden un ejemplar de su curriculum tomar el nombre y la dirección de la persona y decirle que le enviará uno de inmediato. Esto le da la oportunidad de incluir una carta de presentación en la que usted pueda concentrarse en asuntos específicos que usted puedo identificar en su reunión inicial.

Investigación y planteamiento

Antes de escribir la carta, investigue la descripción del puesto y la compañía meta utilizando Internet y materiales y/o personas de referencia. 

Para planear su estrategia de investigación, hágase las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son las noticias "actuales" de la compañía (ejemplo, crecimiento reciente, modificación de la declaración de misión)? ¿Hay alguna inquietud u oportunidad específica?
• ¿Qué se espera que usted haga? ¿Cómo puede contribuir?
• ¿Cómo es el ambiente de trabajo?

Recuerde tomar nota usando sus propias palabras en vez de utilizar la jerga. Esto le ayudará a convencer al lector, en su propio lenguaje y estilo, de que usted es apto para la compañía.

Objetivos

Una carta de presentación o de interés eficaz le da al gerente información sobre sus aptitudes, experiencias relevantes y motivación para buscar este empleo. También transmite su estilo de comunicación personal, tono y profesionalismo.

Una carta de presentación eficaz alcanzará cinco objetivos básicos:

• Especificar y personalizar la carta:  Dirija siempre su carta de presentación a una persona específica dentro de la compañía, preferiblemente la persona que tiene la autoridad para tomar decisiones. Un curriculum es por naturaleza propia impersonal. Cuando se envía sin una carta de presentación o de interés personalizada, puede hacer que el destinatario sienta que es una carta muy impersonal.
• Manifieste por qué está interesado en la compañía:  Exprese su motivación para escribirle a la compañía e identifique sus áreas de interés. Citar información relevante de su investigación demuestra un interés sincero. Le permite también explicar por qué le interesa la compañía y cómo las características de ésta lo convierten en un buen candidato.
• Explique cómo puede usted satisfacer una necesidad:  Su carta debe también contestar la pregunta, "¿qué puede hacer usted por la compañía?" Demuestre que puede satisfacer una de las necesidades de la compañía atrayendo la atención a destrezas o logros específicos o relevantes.
• Transmita una sensación de ser una persona excitante: El lector debe sentirse emocionado de que usted es candidato y de su interés por la compañía.
• Abra las puertas a la acción y comunicación futura: Indique en forma diplomática y positiva quién debería hacer qué y cuándo. Quién se refiere a usted realizando la acción, qué a las medidas y cuándo el tiempo que usted sugiere.

Puntos clave que hay que recordar

• Siempre personalice sus cartas de presentación o de interés. Si es necesario, llame para verificar la manera correcta de escribir el nombre y el título de la persona. Trate de enviar su carta directamente a la persona que contrata.
• Ajuste su carta a una función o puesto específico. Sea breve y concentrado.
• Nunca envíe su curriculum sin carta de presentación o de interés.
• No envíe cartas fotocopiadas o producidas masivamente por cualquier otro medio.
• No repita su curriculum vitae. Incluya información importante que ponga de relieve su conjunto de destrezas en relación con el puesto específico.  

 Requisitos carta de presentación

• Dirigida a alguien en específico.
• Hace explícito lo que quiere del lector
• Demuestra que se comprende la industria, la empresa y el puesto
• Se concentra en las necesidades de la empresa y no en las propias
• Da evidencia de que el escritor puede contribuir a la empresa
• No repite el C.V. sino que lo amplía
• Da idea de la orientación y el compromiso con metas del escritor
• Demuestra sentido común y una actitud positiva ante los retos
• Diferencia al escritor de otros candidatos
• Comunica profesionalismo y confianza en sí mismo
• Es hecha a la medida y no producida en serie
• Es concisa, clara y creativa
• No tiene errores ortográficos, de gramática ni de digitación

 Formatos

Seguidamente describimos dos métodos eficaces para estructurar una carta de presentación o de interés.

Recuerde que su curriculum describe su anterior experiencia de trabajo. Su carta de presentación o de interés debe enfocarse en el futuro, discutiendo la experiencia pasada solo en términos de su relevancia para la oportunidad actual. Si está cambiando su énfasis profesional, piense en la manera de demostrar cómo la experiencia pasada lo califica para el puesto.

• Llame la atención
• Saludo
• • Dirija la carta a una persona específica.
• Introducción
• • Llame la atención del lector y preséntese brevemente.
  • Mencione el contacto de la compañía, si es conveniente.
  • Manifieste el propósito de su carta.
• Texto
• • Describa la información relevante que encontró sobre la compañía
  • Discuta el puesto ofrecido o el puesto que busca
  • Detalle cómo beneficiarán sus destrezas a la compañía.
• Conclusión
• • Transmita entusiasmo.
  • Inicie medidas y/o anticipe respuestas.

Dependiendo de las circunstancias, experimente con el orden de estos puntos o agregue otra información relevante. Para adoptar un método más creativo, podría optar por iniciar su carta con información relevante e interesante que impulsaría a la compañía a necesitar a alguien con sus aptitudes.

Primer párrafo:  El primer párrafo debe explicar quién es usted y por qué está escribiendo a esa compañía o persona. Si usted está respondiendo a un anuncio, debe decirlo y dar el nombre y la fecha de la publicación donde apareció el anuncio. Si un contacto le sugirió que escribiera a la persona, dé el nombre, el título y el nombre del departamento o la compañía donde trabaja el contacto. Cierre su primer párrafo con una oración breve y clara que exprese su interés global en la carrera.

Segundo párrafo:  Indique que usted ha adjuntado su curriculum vitae y describa las destrezas que le ayudarán a cumplir con el trabajo a ser útil a esa compañía particular. Cuando usted menciones una destreza, demuestre lo que afirma con ejemplos. Sea específico, breve y directo.

Tercer párrafo (opcional):  Dígales que usted está familiarizado con los propósitos y metas de la empresa y demuestre la forma en que su filosofía respecto al trabajo, el puesto, el lugar o la profesión se ajusta a los propósitos del puesto. Utilice informes anuales, folletos y otra literatura de la compañía para obtener la información que necesita a fin de ajustar sus metas profesionales a lo que ofrece la compañía.

Párrafo final:  Siga siendo conciso y directo.  

 Cartas de presentación o de interés generales

Redacción

Cuando escriba cartas de presentación o de interés, tenga cuidado de los siguientes errores comunes.

•                Primera persona gramatical: Utilizar excesivamente los pronombres de la primera persona gramatical sugiere un grado de abstracción. También puede mostrar una falta de interés en el lector, la compañía y sus intereses.

o   Recuerde que el lector quiere saber cómo puede usted ayudar a la compañía, no cómo la compañía puede ayudarlo. Recuerde cómo lo percibirá su audiencia a través de su estilo de redacción. No es incorrecto utilizar la primera persona gramatical, de hecho, sería inconveniente o casi imposible evitarlo. Sin embargo, es importante evaluar su mensaje, estilo y tono.

•                Errores mecánicos, gramaticales y retóricos: Es esencial escribir las palabras correctamente y usar una puntuación inteligente. Tenga cuidado especialmente con los nombres de compañías y personas.

o   Utilizar una coma en el saludo (ejemplo Estimado Señor Craig,) se considera demasiado informal para las cartas. Los dos puntos (ejemplo, Estimado Señor Craig:) es más apropiado para las introducciones de cartas de negocios.

•                Construcción no paralela: No olvide escribir todos sus verbos en el mismo tiempo. La estructura de oraciones no paralelas es gramaticalmente incorrecto y difícil de leer. El siguiente ejemplo ilustra un error estructural sutil pero común.

o   No paralela : Desarrollé un círculo de retroalimentación de los clientes al igual que vigilar tendencias de satisfacción.

o   Paralela : Desarrollé un círculo de retroalimentación de los clientes y vigilé tendencias de satisfacción.

•                Carta excesivamente larga:  Una carta de presentación eficaz facilita el trabajo del lector ya que brinda información valiosa en un estilo claro, conciso y estructurado. Rara vez debe exceder una página.

o   Variar la extensión y estructura de las oraciones hace que sea agradable leer la carta. Los párrafos cortos (de 3 a 5 oraciones) ayudan a estructurar la información y hacen que la carta sea menos intimidante.

•                Consejos generales: Determine la persona correcta de contacto. Aproveche la información de la compañía y los contactos ya hechos.

o   Utilice un estilo de redacción claro, conciso y estructurado

o   Utilice la voz activa para tener un estilo fuerte e interesante.

o   Sea lo más breve posible y cumpla sus objetivos.

o   Varíe la longitud de las oraciones, trate de no exceder de 12 a 15 palabras.

o   Mantenga cortos sus párrafos, con un promedio de 3 ó 4 oraciones.

o   No olvide a su audiencia, evite parecer abstraído.

o   Evite las generalizaciones obvias y fáciles. Diferencie su manera de describir sus destrezas y experiencias.

o   Lea la carta para identificar errores

Carta de agradecimiento

Esta carta le brinda la oportunidad de agradecer a cualquiera que lo haya ayudado en su búsqueda de empleo. Una carta bien escrita transmite que usted es cortés, eficiente y cuidadoso.

Muchas personas piensan que las cartas enviadas a los entrevistadores son recibidas después de que se ha tomado "la decisión". Incluso si esto es cierto, una carta de agradecimiento demuestra profesionalismo y podría hacer que lo consideren para otro puesto. Al menos, le permite contactar al entrevistador para obtener retroalimentación o referirlo a algún otro contacto.

La carta de agradecimiento debe ser breve. Debe agradecerle al entrevistador su tiempo, mencionar su interés en la compañía y destacar brevemente su habilidad para agregar valor. Brinda también la oportunidad de plantear preguntas de seguimiento o destacar algo que no mencionó en la entrevista. Enviar por fax o correo electrónico una carta de agradecimiento puede reducir el tiempo de recibo y se acepta ampliamente.

Una carta de agradecimiento es importante, y se debe enviar después de cada entrevista de información y de trabajo. Si la carta se recibe 48 horas después de la entrevista, puede ayudar al tomar la decisión. Si un entrevistador está teniendo dificultades para tomar una decisión de contratación, una carta de agradecimiento bien redactada la hará pensar nuevamente en usted. Algunas cosas que hay que recordar son:

•       Agradecer al entrevistrador por el tiempo que le brindó.

•       Enfatizar nuevamente las destrezas específicas relacionadas con el puesto para el cual se le entrevistó a usted.

•       Decir algo más que "gracias", incluir además información que vino a su mente después de la entrevisa, lo cual refuerza su "ajuste".

Primer párrafo:  Un agradecimiento rápido de una oración de largo, y un recordatorio de donde se le entrevistó, seguido por una segunda oración que mencione un aspecto positivo de su conversación, tal como información que usted agradece o acuerdo sobre un punto placentero por su contrato.

Segundo párrafo:  La sección de refuerzo le indica a la persona la dirección en que usted desea ir. Transmita su comprensión de la situación, las necesidades de la compañía y los requisitos del puesto. Exprese o implique cuánto puede contribuir usted. Nuevamente, promueva sus destrezas y su experiencia anterior.

Tercer párrafo: Cierre expresando su interés en el puesto y su anuencia a dar información adicional. Agradézcales por el tiempo que le brindaron y dígales que usted se siente deseoso de saber nuevamente de ellos.

Cartas de aceptación de puesto

Una vez que usted ha aceptado verbalmente un puesto, conviene enviar una carta formal de aceptación. Esta debe ser muy breve y directa.

Primer párrafo:  Dé el título del puesto que usted ha aceptado y exprese su entusiasmo por el trabajo y la compañía.

Segundo párrafo:  Ponga por escrito su compresión de los términos, incluyendo salario y fecha de inicio.

Tercer párrafo:  Cierre agradeciendo a su nuevo empleador por la oportunidad que le brinda, asegurándole anhelo de trabajar con ellos y para esa compañía.

Carta para declinar la oferta de un puesto

Si usted ha decidio declinar una oferta, es mejor que llame al gerente de contrataciones (o a la persona que primero le presentó la oferta) y luego envíe una carta de respuesta declinando la oportunidad. Una carta bien escrito aunque breve, "cerrará el trato" con una nota positiva y le permitirá a la compañía ofrecer el puesto a otra persona. Agradezca a la persona que lo contactó usando términos positivos. Esta compañía puede ser clienta suya, o quizás algún día en el futuro usted desee trabajar para ella. Al demostrar buenas destrezas de seguimiento, usted ayuda a confirmar la percepción de que usted es una persona profesional y cuidado.